REGLEMENT LA BRADERIE AVELGEM
Dit reglement is van toepassing op eenieder die als marktkramer/standhouder aan de door vzw 8580 georganiseerde evenementen deelneemt.
INSCHRIJVING
U kunt zich aanmelden voor deelname UITSLUITEND via een online reservatieformulier.
Betalend voor handelaars met een zaak gelegen in Avelgem & deelgemeenten. Betalend volgens de tarieven in het inschrijvingsformulier voor alle deelnemers die niet gevestigd zijn op het grondgebied Avelgem.
Inschrijving gebeurt op volgorde van binnenkomst en naar rato van beschikbaarheid binnen de sector. Een uitgebalanceerd deelnemersveld, daar is iedereen mee gebaat. Na het terugbezorgen van uw inschrijvingsformulier beoordelen wij of deelname mogelijk is.
U ontvangt binnen de 30 werkdagen een bevestiging van deelname. U ontvangt een week voor aanvang, de opbouwbrief.
In laatstgenoemde brief worden een aantal belangrijke gegevens vermeld, zoals bijvoorbeeld uw opbouwtijd, maatregelen omtrent veiligheid en gezondheid. Leest u deze brief daarom aandachtig door. Eveneens zal deze brief een plaatsnummer bevatten. Dit document moet meegebracht worden en getoond aan de plaatselijke organisatie.
Bij inschrijving op de dag zelf, wordt het standrecht altijd verdubbeld.
De uiterlijke termijn van inschrijven is 1 week voor aanvang van het evenement. 8580 vzw heeft altijd het recht voor om te late inschrijvingen of inschrijvingen die stroken met o.a. maatschappelijke waarden en normen te weigeren.
VOORWAARDEN
Deelname aan het evenement is alleen mogelijk voor het volledige event :
LA BRADERIE ZOMER (AUGUSTUS) van 9u tot minstens18u30 (max 20u) of 9u tot 1u (nacht) Kerkstraat/Stationsstraat) tenzij anders vermeld of schriftelijk overeengekomen. De deelnemer is verplicht deze volledig duur zijn stand uit te baten.
LA BRADERIE MIDSUMMER (JUNI) van14u tot minstens 22u of 14u tot 1u (nacht) Kerkstraat/Stationsstraat) tenzij anders vermeld of schriftelijk overeengekomen. De deelnemer is verplicht deze volledig duur zijn stand uit te baten.
De genoemde deelnamekosten hebben betrekking op deelname gedurende de hele periode. Een deel van de deelnamekosten en/of reclame-inkomsten worden ook gebruikt om de dagelijkse werking te bekostigen.
De genoemde deelnamekosten zijn ofwel inclusief of exclusief 21% BTW. Het parcours van onze events is per auto alleen toegankelijk tot een half uur voor aanvang en tot een uur ná sluiting. Er mogen maximaal twee kramen/standplaatsen gehuurd worden.
Bij dit evenement is standaard geen stroomaansluiting aanwezig. Deze moet je zelf voorzien of eventueel aanvragen bij de organisatie.
DEFINITIES GRONDPLAATSEN & PRIJZEN
Grondplaats FOOD of NON-FOOD: 75 euro ex. BTW
Per event - Grondplaats tot 12 meter.
Elke extra meter betaal je een meerprijs van 5 euro/meter
-> Een FOOD standplaats kan allerlei soorten eten en drinken aanbieden. Dit kan variëren van traditionele marktvoeding zoals friet, hamburgers en hotdogs tot meer gespecialiseerde en gastronomische opties. Deze standplaatsen kunnen worden beheerd door individuen, lokale bedrijven, of door cateringbedrijven die gespecialiseerd zijn in evenementen of plaatselijke bedrijven.
De standplaats zelf kan verschillende vormen aannemen. Het kan een kraam zijn, een foodtruck, een tent of een ander soort draagbare eetgelegenheid. Ongeacht de vorm, moet een FOOD standplaats op La Braderie voldoen aan ALLE WETTELIJKE gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.
-> Een NON FOOD standplaats op La Braderie is een plek waar goederen of diensten worden verkocht die geen voedsel of dranken zijn. Dit kan een breed scala aan producten omvatten, zoals kleding, sieraden, kunst, ambachten, meubels, elektronica, boeken, speelgoed, en nog veel meer.
Net zoals bij een FOOD standplaats, kan een NON FOOD standplaats worden beheerd door individuen of bedrijven, en kan het een kraam, tent, of andere soorten verkooppunten bevatten. Daarnaast kan een NON FOOD standplaats ook diensten aanbieden zoals gezichtsschilderen, henna-tatoeages, spelletjes, informatiestands van non-profitorganisaties of lokale bedrijven.
Grondplaats - Vereniging (zonder winstoogmerk): 25 euro incl. BTW
Per event - Grondplaats tot 6 meter.
Elke extra meter betaal je een meerprijs van 2,5 euro/meter
-> Een grondplaats voor een vereniging zonder winstoogmerk (zoals een VZW) op La Braderie is een aangewezen locatie waar de vereniging haar activiteiten kan uitvoeren, promotiemateriaal kan verspreiden of fondsen kan werven.
Als de vereniging geen eten of drinken verkoopt, wordt deze locatie meestal geclassificeerd als een vereniging standplaats. De vereniging kan bijvoorbeeld informatie verstrekken over haar doelen en projecten, donaties inzamelen, vrijwilligers werven, of goederen verkopen om fondsen te werven, zoals tweedehands boeken, kunstwerken, of handgemaakte artikelen.
Als de vereniging echter besluit om eten of drinken te verkopen als onderdeel van haar fondsenwervings,zal haar standplaats worden geclassificeerd als een FOOD standplaats. In dit geval zouden ze moeten voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en wetgeving, die van toepassing zijn op voedsel- en drankverkoop en mogelijk een aparte vergunning moeten aanvragen.
Grondplaats - Ambachtelijke bedrijf / hobby / niet commercieel* : 25 euro incl. BTW
Per event - Grondplaats tot 6 meter.
Elke extra meter betaal je een meerprijs van 2,5 euro/meter
-> Een grondplaats voor een ambacht op La Braderie is een specifieke locatie of ruimte waar een ambachtsman of -vrouw hun handgemaakte, niet-voedselgerelateerde producten kan tentoonstellen en verkopen. Dit kan omvatten, maar is niet beperkt tot, producten zoals handgemaakte sieraden, houtbewerkingsartikelen, keramiek, textielwerken, schilderijen en meer.
In de context van deelname aan een evenement zoals La Braderie, betekent een verminderde deelnameprijs dat de organisatoren van het evenement een korting aanbieden op de kosten van de grondplaats voor degenen die voor de eerste keer aan het evenement deelnemen. Dit is bedoeld om nieuwe deelnemers aan te moedigen en om een verscheidenheid aan exposanten en producten op het evenement te bevorderen.
Grondplaats - Rommelmarkt: 10 euro incl. BTW (Enkel in AUGUSTUS!)
Per event - Grondplaats tot 12 meter.
Elke extra meter betaal je een meerprijs van 1 euro/meter
-> Een grondplaats voor een rommelmarkt is een specifiek toegewezen ruimte op La Braderie waar individuen of groepen hun tweedehands, vintage of brocante spullen kunnen verkopen. Het is belangrijk om te benadrukken dat de items die te koop worden aangeboden, gebruikt of eerder in bezit moeten zijn geweest. De charme van een rommelmarkt ligt in de unieke, vaak oudere items die je er kunt vinden, en in de mogelijkheid om een bijzonder koopje te vinden.
Op onze rommelmarkt willen we een grote verscheidenheid aan items tegenkomen, waaronder antiek meubilair, vintage kleding, boeken, platen, kunstwerken, verzamelobjecten, huishoudelijke artikelen en nog veel meer. Deze items hebben vaak een bepaalde historische of nostalgische waarde en kunnen uniek zijn. De verkoop van nieuwe producten is verboden. Het beleid van 'geen nieuwe producten' helpt de unieke sfeer van de rommelmarkt te behouden en zorgt ervoor dat kopers toegang hebben tot items die ze misschien nergens anders kunnen vinden.
-> Definitie een GRONDPLAATS
Een grondplaats is standaard 3,5 meter (diepte) en max 12 meter (breedte) die u naar eigen inzicht kan inrichten. Het is verboden, zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming, voedingswaren, drank, dieren, andere goederen dan aangevraagd te verkopen. Het is verboden producten gratis weg te geven tenzij schriftelijk overeengekomen.
-> Definitie van een GRONDPLAATS voor FOOD
Plaats voor een foodtruck of eetstand tot 12 meter. Deze plaats heeft een diepte van 3,5 meter. Koude dranken, alcoholische (sterke) dranken verkopen zijn niet toegestaan tenzij dit schriftelijk werd overeengekomen. Gebruik van gasflessen is enkel toegestaan bij aansluiting van een volle gasfles om ongevallen tijdens het verwisselen van gasflessen te vermijden. Verder dient u alle nodige en wettelijke veiligheidsvoorschriften te respecteren.
AANVULLENDE VIERKANTE METERS
Ondernemers die meer exploitatieruimte wensen kunnen bijkomende vierkante meters reserveren. U dient daarbij volledig te voldoen aan alle gestelde wettelijke vereisten alsmede de instructies van de organisatie ter plaatse. Graag vernemen wij van u het totaal aantal gewenste vierkante meters. Dit maakt u kenbaar op het inschrijvingsformulier.
VERGUNNINGEN
Als handelaar heeft u geen leurkaart nodig om deel te nemen aan onze events, maar u moet wel kunnen bewijzen dat u handelaar bent. Lokale handelaars die een kraam voor hun winkel hebben, zijn niet verplicht zich te identificeren. Hun uithangbord doet dienst als identificatie. Handelaars, verenigingen en organisaties van buiten de gemeente die op uitnodiging deelnemen, moeten zich tijdens de hele verkoopperiode identificeren.
SAMPLING
Collecteren, samplen, flyeren en/of het plaatsen van reclame-uitingen op onze events is uitsluitend toegestaan wanneer de organisatie dit vooraf schriftelijk aan u heeft bekrachtigd. Een afschrift van deze brief dient u tijdens het evenement te kunnen overleggen aan de organisatie.
SCHOONMAAK EN AFVALVERWIJDERING
U dient zelf te voorzien in het schoonhouden van uw standruimte en te zorgen voor de volledige afvalverwijdering tijdens en na het betreffende evenement. Met andere woorden, u geeft de aangewezen plaats terug zoals u deze hebt gekregen.
Het niet opruimen van uw standplaats wordt beteugeld met een boete van 250 euro.
BETALING
De betaling dient binnen de gestelde betalingstermijn van 14 dagen te zijn voldaan. Bij goedkeuring van deelname ontvangt u de factuur die u binnen die gestelde betalingstermijn dient te voldoen. Wanneer de betaling uitblijft, vervalt uw inschrijving en behoudt de organisatie zich het recht voor uw gereserveerde plaats door te verhuren aan derden. U blijft wel verantwoordelijk voor de afgesproken bedragen. Onze eerder verzonden factuur blijft onveranderlijk op u invorderbaar.
Bij een laattijdige betaling zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling de verschuldigheid met zich meebrengen van een intrest van 1% per aangevangen maand en een conventionele schadevergoeding, die forfaitair en uitdrukkelijk werd vastgelegd op 20% van het factuurbedrag en die een minimum van 75 euro bedraagt zal opeisbaar zijn van rechtswege bij gebreke aan betaling op de vervaldag.
ANNULERING
Na inschrijving is annulering mogelijk onder de volgende voorwaarden: Tot 4 weken voor aanvang is annulering kosteloos. Binnen 2 tot 4 weken voor aanvang is 50% van de deelnameprijs verschuldigd.
Binnen 2 weken tot het evenement is het volledige deelnamebedrag verschuldigd.
AANMELDING
Alle deelnemers zijn verplicht zich ten laatste 60 minuten voor de opening van onze events zich aan te melden bij de afgevaardigden van La Braderie. Er is 1 toegangsweg : ter hoogte van Stijn Streuvelslaan nr 1. Deelnemers dewelke vooraf geen genummerde staanplaats hebben toegewezen gekregen moeten wachten tot de allerlaatste.
VERANTWOORDELIJKHEID
De organisatie draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor technische of andere problemen en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen en beschadiging of verlies, noch van koopwaar noch van roerende goederen en uitrusting. Deze lijst is niet beperkend. Ook eventuele kosten die ontstaan door bevuilen en/of kwetsen van toeschouwers, omstaanders en/of voorbijgangers alsmede ook beschadigingen van hun eigendommen vallen volledig te lasten van de standhouder.
Elke handelaar die voedsel verdeeld/verwerkt moet in het bezit zijn van een geldige voedselvergunning. De standhouder dient volledige in orde te zijn met de wettelijke voorschriften van het FAVV. Elke handelaar die gas/elektriciteit nodig heeft dient deze zelf te voorzien. Eventuele leidingen dienen gefixeerd te worden en elektronische en/of gasinstallaties moeten conform de wet en verzekerd zijn.
De standhouder dient over een verzekering B.A. te beschikken voor het uitoefenen van zijn activiteit. De standhouder zal geen hinderlijke activiteiten uitoefenen voor de organisatie 8580 vzw. Geen materieel mag opgesteld worden buiten de individuele toegewezen zone.
Er moet steeds een vrije doorgangszone zijn van 4m breed en 4 m hoog.(wagens hulpdienst!). De eventuele brand-, gas- en/of waterkranen in die zone dienen steeds bereikbaar en vrij te zijn.
De organisatie kan ten alle tijde de evenementen annuleren of tussentijds beëindigen in geval van overmacht, rampen of andere ter beoordeling van de organisator zwaarwegende argumenten. 8580 vzw wil in 'gezonde' omstandigheden alle evenementen organiseren. Als er nieuwe gezondheidsmaatregelen komen van overheidswege wordt het concept aangepast. Het team van 8580 vzw zal daarover tijdig communiceren via hun website en sociale media. Indien de te nemen maatregelen aangaande gezondheid het schrappen van standhouders of animatie betekent dan kan 8580 vzw niet aansprakelijk worden gesteld voor gemaakte kosten bij de deelnemers.
GESCHILLEN
Door aan aan onze evenementen deel te nemen, aanvaarden de deelnemers alle punten van het reglement, evenals elke beslissing van de organisatie daarover. De organisatie beslist over incidenten en over de beslissingen van de organisatie kan niet worden gecommuniceerd. Niet voorziene gevallen worden behandeld en beoordeeld door de organisatie. Elke uitspraak van de organisatie is bindend.
8580 vzw kan te allen tijde dit reglement wijzigen wanneer leemtes of andere gebreken worden vastgesteld.
Handelaars dienen opgave te doen van hun BTW-nummer en facturatie-adres.
Verder dienen alle standhouders er voor te zorgen dat zij administratief volledig in orde zijn en geen overtredingen begaan.
Op alle overeenkomsten gesloten met La Braderie / 8580.be is het Belgisch recht van toepassing.
Elk geschil dat in verband staat met de overeenkomsten gesloten met La Braderie / 8580.be zal exclusief worden behandeld door de rechtbanken te Kortrijk.